メールはフォルダで仕分けするのが当たり前

メールの整理をするために、メールソフトにてたくさんのフォルダ・サブフォルダを作られている人は多いと思います。

「A社」「B社」「C社」…と取引先の企業名ごとにフォルダを作って、メールをそれぞれ入れたり、「○○部長」「○○課長」と上司ごとにメールを分けたり…。みなさんもそのような経験は多いのではないでしょうか。

フォルダがないと仕分けられない?

Re:lationではそのようなフォルダは作れません。あえて作れないようにしています。それはどうしてでしょうか。

理由は、「フォルダでメールを仕分けることがミスの元になっている」からです。

「A社」「B社」とか「○○部長」と書かれたフォルダにメールが入っていて、どれが対応すべきメールかすぐにわかるでしょうか?それはとても難しいと思います。フォルダにメールを仕分けるのは下記の問題があります。

  • 「対応未だ」「対応中」「対応済」の区別が付きにくい。
  • フォルダにメールを格納すると「対応した」ような気分になりがちで対応が漏れてしまう。
  • 今日何件メールが来ているのか把握がしにくい。
  • 格納先のフォルダは1つに限定されるので、「A社」および「B社」というような場合、どちらのフォルダに格納すべきか困ってしまう。
  • 必要なメールを探し出すのが簡単なようで実は難しい。

フォルダはトラブルの元

上記のようにフォルダでメールを仕分けるのはメール管理を難しくしますし、対応漏れやミスが起こりやすくなります。メールの管理をしやすくするためにフォルダを使われているのに、それが逆効果となっているのです。

Re:lationでは

フォルダには上記の通り数々の問題があるので、Re:lationではフォルダで仕分けはできないようにしています。フォルダの代わりにラベルが使えるようにしています。

ラベルとフォルダはどう違うのでしょうか。違いを簡単に表にしてみました。

        ラベル フォルダ
設定方法 メールに付ける メールを格納する
複数設定 複数のラベルを貼り付けできる ひとつのフォルダにしか格納できない
状態管理 メールは移動しないので状態は変わらない フォルダに移動するため、「対応未だ」「対応中」「対応済」の区別がつかない

ラベルのメリット

まとめると、ラベルのメリットは下記となります。

  • 一つのメールに対して複数のラベルを設定できる。
    そのため、「A社」「急ぎ」といったように複数のカテゴリでの仕分けができる。
  • メールをしまわない。
    だからなくならないし、どこかに行ってしまったということがない。
  • 「未対応」「対応完了」などのステータスとは関係がないのでラベルを貼っても「未対応」は「未対応」のまま。
    だから管理がしやすい。

このため、「メール管理をするならフォルダは使わない方が良いです。ラベルを使うとこんなに楽になります。」と言えるかと思います。

補足: 状態管理のためのフォルダ

Re:lationではフォルダは全然ないのかというと、そんなことはありません。Re:latioにもフォルダはあります。それは状態(=ステータス)として使っています。

状態フォルダは

  • 未対応
  • 保留
  • 対応完了
  • 対応不要

があります。

これらはRe:lationが最初から用意しているフォルダで、ユーザー個々には作成できません。ですが、「保留」だけは例外で、その中に全部で10個まで自由にサブフォルダを設定できます。そのため、対応中の理由を「返事待ち」「上司確認」「在庫待ち」「エスカレーション」など具体的に分けて管理することができるようになっています。

詳しくは下記のマニュアルをご覧ください。

(Visited 59 times, 1 visits today)