【導入事例】少人数で月3,000件の受発注に対応！老舗建材企業が挑む脱アナログと業務効率化

～『Re:lation』でメールとFAXを一元管理、見落としゼロと残業ほぼゼロを両立～

コミュニケーションプラットフォーム『Re:lation（リレーション）』を提供し、導入実績6,000社以上（※1）を誇る株式会社インゲージ（本社：大阪府大阪市、代表取締役社長：和田哲也、以下インゲージ）は、木材・建材の販売からリフォームまでを幅広く手掛ける大成木材株式会社（本社：東京都練馬区、代表取締役：末村大輔）における『Re:lation』の導入事例を公開したことをお知らせいたします。

同社では、月3,000件近くにのぼる膨大な受発注をわずか数名のチームで対応する中、業界特有のアナログなFAX文化や窓口の分散、それに伴う「対応の属人化」が大きな課題となっていました。これらを解消すべく『Re:lation』を導入した結果、メールとFAXの情報を一画面に集約し、見落とし・確認漏れの完全排除と、残業ほぼゼロの環境を同時に実現されました。

◆導入の背景

月3,000件の受発注が分散。少人数チームによる案件把握の限界

同社の木材建材部では、地域の工務店やハウスメーカーなど約100社から寄せられる建材の手配や見積もり依頼に日々対応しています。しかし、その受発注を担うスタッフはわずか数名。それに対して、届く問い合わせは月3,000件近くにおよんでいました。当時、注文を受けるルートは個人のメールアドレス、FAX、電話、スマートフォンなど多岐にわたり、「誰がどの案件を進めているか」がチーム内で見えにくい状態でした。特にFAXの受信確認や進捗管理が難しく、原因が分からないまま対応漏れや見積もりミス、あるいは二重発注のリスクといった課題を抱えていました。

さらに、ハウスメーカーの決算期などの繁忙期には問い合わせが集中するため、限られた人数で対応を捌く現場には常に大きなプレッシャーがかかり、残業が常態化していました。

◆選定の決め手

「パッと見てわかる画面」の分かりやすさと、主体的なマニュアル作成によるスムーズな定着

対応漏れを防ぎ、全員が安心して働ける環境づくりのために10個ほどのツールを比較検討した結果、選ばれたのが『Re:lation』でした。決め手となったのは、専門知識がなくても直感的に操作でき、「パッと見て誰が何を担当しているか」がひと目でわかる画面の分かりやすさ、そして事務所にいなくてもスマートフォンから受発注の状況を確認できる利便性でした。導入に際しては、独自の運用ガイドやマニュアルを作成し、社内勉強会を開催。誰がどの案件を担当するかという社内ルールを丁寧に整備したことで、現場の大きな混乱もなく、わずか1カ月ほどでスムーズに全員の業務へと馴染んでいきました。

◆導入後の成果

メールもFAXも1つの画面に。無駄のない連携で残業はほぼゼロへ

『Re:lation』の導入に伴い、同社は個人のメールアドレスでの受注を廃止し、すべて代表アドレスへと窓口を集約。さらに、管理が難しかったFAXもすべて『Re:lation』の画面上に自動で通知させ、メールと一元管理できる仕組みを構築しました。

これにより、わずか数名のチームでありながら、月3,000件の大量の受発注を迷うことなくスマートに処理できるようになりました。現場では、案件の進捗を色分けして視認できる「ラベル機能」や、細かな引き継ぎ内容を社内でスムーズにやりとりできる「コメント機能」が活躍しています。チーム全員で同じ状況をリアルタイムに共有できるため、以前は発生していた見落としや見積もりミスは大幅に減少。業務の無駄が徹底的に削ぎ落とされたことで、懸念だった残業も今ではほぼ無くなり、スタッフの心にも大きな余裕が生まれています。

◆大成木材株式会社の今後の展望

「今後は、システム上で通信手段をさらに一元管理できる各種機能や、最新のAI機能なども前向きに取り入れながら、さらなるDXと業務効率の最大化を目指してまいります。建材業界にはまだまだアナログな文化が残っている部分もあるからこそ、私たちのこれまでの取り組みや成果をもとに、ぜひ同業の皆さまにも紹介していきたいツールですね。これからもRe:lationと一緒に一歩進んだ働き方を推進していきたいです。」

事例記事はこちら：https://ingage.jp/relation/testimonials/taisei-mokuzai/

◆「Re:lation」について

『Re:lation（リレーション）』は、メール、電話、チャット、SNSなど複数の問い合わせ窓口を一元管理し、チームで共有するコミュニケーションプラットフォームです。対応状況の可視化やAIによる回答支援に加え、タスク・プロセス管理までツール内で完結。業務進捗の正確な把握により、属人化を防ぎ標準化された運用を実現します。

蓄積された応対ログやナレッジを組織の資産へと変え、ミス防止にとどまらない「攻めの顧客対応」を支援。導入社数は6,000社（※1）を超え、企業の生産性向上と事業成長に貢献します。

『Re:lation』サービスサイト： https://ingage.jp

（※1）トライアル利用を含みます。