【導入事例】コスモスイニシア、シェアオフィス運営で『Re:lation』を導入し月間約225時間相当の業務効率化を実現

〜問い合わせ対応状況の可視化により、従来の課題であった対応漏れゼロを実現〜

コミュニケーションプラットフォーム「Re:lation（リレーション）」を提供する株式会社インゲージ（本社：大阪府大阪市、代表取締役社長：和田哲也、以下インゲージ）は、不動産の総合デベロッパーとして事業を展開する株式会社コスモスイニシア（本社：東京都港区、代表取締役社長：髙智亮大朗、以下コスモスイニシア）における「Re:lation」の導入事例を公開したことをお知らせいたします。

同社はシェアオフィス「MID POINT」の運営において「Re:lation」を導入。従来のメールソフトでは、共有アドレス運用によるメール仕分けの手間や対応状況をリアルタイムで把握しにくいことが課題となっていました。導入後はこれらの課題を解消し、「対応漏れゼロ」を実現するとともに、月間約225時間相当の業務効率化（※1）を実現しました。

（※1）対象業務に要する時間について、導入前後の社内ヒアリングをもとにコスモスイニシアが試算

◆業界課題と導入の背景

コスモスイニシアが運営するシェアオフィス「MID POINT（ミッドポイント）」では、月間最大2,000件の問い合わせに、バックオフィスチームと施設運営チームが対応しています。

以前は、一般的なメールソフトでメールを管理していましたが、誰が担当すべきか特定できないメールが全担当者に転送される構造や、受信メールを1時間に何度も手作業で担当者へ割り振るなど、煩雑な運用を行っていました。また、対応状況（誰が対応中で対応済みか）の把握ができず、常に対応漏れや遅れのリスクを抱えていました。さらに、社内確認に複数のツールを使用する必要があり、情報共有や進捗確認に一定の工数を要していました。

◆選定の決め手

問い合わせ件数の増加に対応し、より効率的で確実な運用体制を構築するため、ツール検討を開始する中で、他社システムとの比較を経て「Re:lation（リレーション）」が選定されました。決め手となったポイントは以下の2点です。

①「グッドデザイン賞」を受賞した直感的な操作性
誰でも迷わず直感的に扱える、見やすく分かりやすい画面デザインが大きな評価ポイントとなりました。

②外部委託運用にも対応可能なセキュリティ機能
私用端末からのアクセス制限や、フォルダごとの表示権限設定など、外部委託スタッフを含む50名規模で安全に運用するためのセキュリティ要件を満たしていました。

◆導入による効果と具体的な取り組み

導入にあたっては、現場メンバーの意見や社内ルールを集約し、実際の業務に即したルール設計を行ったことで、スムーズな移行と運用定着を実現しました。

①月間約225時間相当の業務効率化実現と対応漏れの解消
バックオフィスチームにおいて、月間約225時間相当の業務効率化を実現しました。また、対応状況が可視化されたことにより、導入後の集計期間において、対象窓口での対応漏れゼロを実現しました。

②コミュニケーションコストの減少と回答品質の均一化
案件ごとに社内のコミュニケーションもRe:lation内で行えるため、別のチャットツールや電話を併用することなくRe:lation上で社内・チーム間の確認が完結。さらにテンプレートを活用することで、外部委託スタッフであってもマニュアル通りの均質な顧客対応が可能となり、チーム全体の業務標準化を達成しました。

◆今後の展望

コスモスイニシア「MID POINT」運営ご担当者様

「今や私たちにとって『Re:lation』は、なくてはならない存在となっています。現場での手作業によるメール仕分けや、対応状況の曖昧さに悩んでいましたが、導入後は月間約225時間相当の業務効率化を実現し、課題だった対応漏れもゼロになりました。テンプレートやコメント機能により、外部スタッフも含めたチーム全体の業務標準化とスムーズな連携が実現できています。

今後はシェアオフィスの拠点拡大に伴い、業務標準化の基盤としてさらに『Re:lation』を活用していくほか、他部署への展開やAI機能の活用ついても検討していきます。社外を含む複数のスタッフで顧客対応を行うなど、私たちと同様の課題を抱える企業には、業務品質の向上と情報共有の円滑化に大きく貢献するツールとして、おすすめしたいです。」

事例記事はこちら：https://ingage.jp/relation/testimonials/cigr/

◆『Re:lation』について

『Re:lation（リレーション）』は、メール、電話、チャット、SNSなど複数の問い合わせ窓口を一元管理し、チームで共有するコミュニケーションプラットフォームです。対応状況の可視化やAIによる回答支援に加え、タスク・プロセス管理までツール内で完結。業務進捗の正確な把握により、属人化を防ぎ標準化された運用を実現します。

蓄積された応対ログやナレッジを組織の資産へと変え、ミス防止にとどまらない「攻めの顧客対応」を支援。導入社数は6,000社（※2）を超え、企業の生産性向上と事業成長に貢献します。

『Re:lation』サービスサイト： https://ingage.jp

（※2）トライアル利用を含みます。