メールはフォルダで仕分けするのが当たり前
メールの整理をするために、メールソフトにてたくさんのフォルダ・サブフォルダを作られている人は多いと思います。
「A社」「B社」「C社」…と取引先の企業名ごとにフォルダを作って、メールをそれぞれ入れたり、「○○部長」「○○課長」と上司ごとにメールを分けたり…。みなさんもそのような経験は多いのではないでしょうか。
フォルダがないと仕分けられない？
Re:lationではそのようなフォルダは作れません。あえて作れないようにしています。それはどうしてでしょうか。
理由は、「フォルダでメールを仕分けることがミスの元になっている」からです。
「A社」「B社」とか「○○部長」と書かれたフォルダにメールが入っていて、どれが対応すべきメールかすぐにわかるでしょうか？それはとても難しいと思います。フォルダにメールを仕分けるのは下記の問題があります。
- 「対応未だ」「対応中」「対応済」の区別が付きにくい。
- フォルダにメールを格納すると「対応した」ような気分になりがちで対応が漏れてしまう。
- 今日何件メールが来ているのか把握がしにくい。
- 格納先のフォルダは1つに限定されるので、「A社」および「B社」というような場合、どちらのフォルダに格納すべきか困ってしまう。
- 必要なメールを探し出すのが簡単なようで実は難しい。
フォルダはトラブルの元
上記のようにフォルダでメールを仕分けるのはメール管理を難しくしますし、対応漏れやミスが起こりやすくなります。メールの管理をしやすくするためにフォルダを使われているのに、それが逆効果となっているのです。
Re:lationでは
フォルダには上記の通り数々の問題があるので、Re:lationではフォルダで仕分けはできないようにしています。フォルダの代わりにラベルが使えるようにしています。
ラベルとフォルダはどう違うのでしょうか。違いを簡単に表にしてみました。
| ラベル | フォルダ | |
|---|---|---|
| 設定方法 | メールに付ける | メールを格納する |
| 複数設定 | 複数のラベルを貼り付けできる | ひとつのフォルダにしか格納できない |
| 状態管理 | メールは移動しないので状態は変わらない | フォルダに移動するため、「対応未だ」「対応中」「対応済」の区別がつかない |
ラベルのメリット
まとめると、ラベルのメリットは下記となります。
- 一つのメールに対して複数のラベルを設定できる。
そのため、「A社」「急ぎ」といったように複数のカテゴリでの仕分けができる。 - メールをしまわない。
だからなくならないし、どこかに行ってしまったということがない。 - 「未対応」「対応完了」などのステータスとは関係がないのでラベルを貼っても「未対応」は「未対応」のまま。
だから管理がしやすい。
このため、「メール管理をするならフォルダは使わない方が良いです。ラベルを使うとこんなに楽になります。」と言えるかと思います。
補足: 状態管理のためのフォルダ
Re:lationではフォルダは全然ないのかというと、そんなことはありません。Re:latioにもフォルダはあります。それは状態（=ステータス)として使っています。
状態フォルダは
- 未対応
- 保留
- 対応完了
- 対応不要
があります。
これらはRe:lationが最初から用意しているフォルダで、ユーザー個々には作成できません。ですが、「保留」だけは例外で、その中に全部で10個まで自由にサブフォルダを設定できます。そのため、対応中の理由を「返事待ち」「上司確認」「在庫待ち」「エスカレーション」など具体的に分けて管理することができるようになっています。
詳しくは下記のマニュアルをご覧ください。